Memoria Cursos de Verano 2008

Los archivos, hoy: lo viejo y lo nuevo en gestión de documentos y archivos

José Ramón Cruz Mundet reconoce que la gestión de documentos en las organizaciones dio lugar a “una nueva realidad profesional”

Cerca de 80 asistentes quisieron analizar en los dos días de duración del curso la profunda evolución que mundialmente se ha producido en la archivística en la última década. En concreto, el paso de unos archivos que desempeñaban una función predominantemente cultural, a la creciente implantación, en todo tipo de instituciones, de sistemas archivísticos orientados a una gestión integral de la documentación que optimice el eficaz empeño de sus funciones.

La ponencia que abrió el curso fue ‘La gestión de documentos de las organizaciones’, a cargo de José Ramón Cruz Mundet, archivero y profesor titular de Archivística de la Universidad Carlos III de Madrid y antiguo subdirector general de los Archivos Estatales de España.

Cruz Mundet centró su exposición en la gestión de documentos, que definió como “el conjunto de tareas y procedimientos orientados a lograr una mayor eficacia y economía en la explotación de los documentos por parte de las organizaciones”.

En este sentido, señaló que el ámbito de la gestión de documentos “es el ciclo de vida completo de los documentos. Es decir, desde que se crean o se diseñan hasta que se decide su conservación permanente o su eliminación”. Partiendo de esta definición, pasó a enumerar los objetivos de la implantación de un sistema de archivo y gestión de documentos: “Asegurar una documentación adecuada, evitar lo no esencial, simplificar los sistemas de creación y uso del papeleo, mejorar la forma de organizar y recuperar los documentos, proporcionar el cuidado y el almacenamiento a bajo coste de documentos en los archivos intermedios y asegurar el expurgo adecuado de los documentos que no se necesitan desde hace tiempo en la gestión de los asuntos del momento”.

El origen de la gestión de documentos se sitúa en Estados Unidos en las primeras décadas del siglo XX, sobre todo a principios de los años 30, cuando se crearon los archivos nacionales del país. “Estados Unidos estaba saliendo del ‘crack del 29’ –recuerda José Ramón Cruz Mundet-. Y se encuentra con una sociedad muy avanzada y con un país altamente industrializado, con organizaciones grandes, complejas, con un mercado global que genera una gran cantidad de información. Y además de tener que preservar la memoria colectiva, para lo que creó los archivos nacionales, el Estado se encuentra con la necesidad de alimentar su maquinaria burocrática con un sistema eficiente que, entre otras cosas, garantice que se conserva aquéllo que es imprescindible y logre que no se asuman costes innecesarios de mantenimiento de documentos que no necesita”.

Como resultado de todo esto, y según reconoció Cruz Mundet, “se creó una realidad dual: la administración de archivos y documentos (archives administration) y la gestión de documentos (records management)”. Mientras la primera, definida como el conjunto de tareas encaminadas a la explotación de los documentos con fines histórico-culturales y de investigación, es encomendada a una profesión preexistente, que es la del archivero, “la gestión de documentos dio origen a una nueva realidad profesional. Es un modelo que se implanta en USA y en su ámbito de influencia. Sin embargo, en Europa y en España no aparece una profesión nueva, sino que fueron los archiveros, estos especialistas en documentos históricos, quienes fueron ocupando paulatinamente el ámbito de la gestión de los documentos”, reconoció.

La presentación

La presentación del curso corrió a cargo de Yolanda Cagigas, directora del Archivo General de la Universidad de Navarra y coordinadora del curso; Ángel J. Gómez Montoro, rector de la Universidad de Navarra, entidad organizadora del curso; y Joaquim Llansó, presidente de la Asociación de Archiveros de Navarra.

Yolanda Cagigas señaló que los “cruciales” momentos que vive la profesión constituían una buena oportunidad “para reflexionar sobre cuáles son nuestros grandes retos y en qué debemos cambiar los archiveros”.

Por su parte, Joaquim Llansó valoró el hecho de que el curso reuniera a cerca de 80 personas, y recordó que la sociedad “cambia a un ritmo vertiginoso, al ritmo que marcan las tecnologías de la información y la comunicación”, lo que supone un cambio en la gestión de los documentos en las organizaciones. “Es necesario revisar lo viejo y hacer nuevas propuestas en todos los ámbitos de nuestra actividad profesional”, indicó.

Por último, Ángel J. Gómez Montoro destacó el valor de los archivos por su “pervivencia a lo largo de los siglos”, y añadió que los desarrollos tecnológicos han conseguido “potenciar sus posibilidades de ordenación, clasificación y, sobre todo, de consulta”.

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